Ik ben Nicolette de Vries en ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen mijn wandel- en leefstijlcoachpraktijk Nicolette de Vries te Mierlo (Kamer van Koophandel-nummer 17226613).
Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee iemand jou als persoon direct of indirect kan herkennen. Ik verwerk persoonsgegevens van jou. Dat betekent dat ik gegevens van jou verzamel, bewaar, gebruik en soms deel met anderen.
Hieronder leg ik uit hoe ik met je persoonsgegevens omga.
- Van wie ik gegevens verzamel
- Welke gegevens ik verzamel
- Waarom ik je gegevens verzamel
- Hoe lang ik je gegevens bewaar
- Hoe ik je gegevens bescherm
- Welke cookies mijn website gebruikt
- Met wie ik gegevens deel en waarvoor
- Welke rechten je hebt
- Hoe je contact opneemt bij een klacht of vragen
1. Van wie ik gegevens verzamel:
- iedereen die begeleiding van mij krijgt of een cursus, workshop of training bij mij volgt;
- iedereen die een product of dienst bij mij bestelt;
- iedereen die zich aanmeldt voor mijn nieuwsbrief;
- iedereen die direct of via e-mail of telefoon contact met mij opneemt.
Ik wil geen gegevens verzamelen over personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van hun ouders of voogd. Maar ik kan dit niet altijd controleren. Denk je dat ik dit toch heb gedaan? Laat het mij weten, dan verwijder ik deze gegevens.
2. Welke gegevens ik verzamel:
- naam, adres, woonplaats en land
- telefoonnummer en e-mailadres
- geboortedatum en geslacht
- details over je aankopen en bestellingen
- betaalgegevens
Ik verzamel ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn extra gevoelige gegevens, waarvoor strengere regels gelden. Ik verzamel bijzondere persoonsgegevens van jou als je coaching bij mij volgt, namelijk over:
- je persoonlijke situatie en gezondheid
- je leefstijl, gedrag en gewoontes
- je medische situatie
- je voortgang tijdens de coaching
- je BSN-nummer, maar alleen als je kosten wilt declareren bij je zorgverzekering
- gegevens van je apotheek, maar alleen als je nicotinepleisters of andere nicotinevervangers via mij bestelt.
Ik verzamel alleen gegevens die nodig zijn voor je begeleiding. Ik krijg ze van jou via het intakeformulier, vragenlijsten, bij coachafspraken en groepssessies, en andere online of telefonische contactmomenten over je begeleiding.
3. Waarom ik je gegevens verzamel:
- om je als coach goed, verantwoord en veilig te begeleiden. Geef je bepaalde gegevens niet? Dan kan ik besluiten om je coaching te stoppen;
- om je kosten te declareren bij je zorgverzekering of nicotinevervangers voor te schrijven;
- om je bestelling te leveren en de betaling af te handelen;
- om je klantenservice te bieden, bijvoorbeeld jou informeren als er iets verandert aan een afspraak, dienst of product;
- omdat je mij uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld om je mijn nieuwsbrief te sturen;
- om eventuele klachten en geschillen op te kunnen lossen;
- omdat dat soms moet van de wet of een rechter;
- omdat ik daar als bedrijf soms recht op heb (gerechtvaardigd belang). Ik mag je als mijn klant bijvoorbeeld informeren over mijn andere producten en diensten.
4. Hoe lang ik je gegevens bewaar:
Ik bewaar je gegevens zo kort mogelijk. Meestal is dat 2 jaar. Soms moet ik van de wet je gegevens langer bewaren. Bijvoorbeeld 7 jaar voor gegevens over je aankopen. En 20 jaar voor bepaalde gegevens over je gezondheid. Na de (verplichte) bewaartijd, verwijder ik je gegevens uit mijn systemen.
5. Hoe ik je gegevens bescherm:
Ik bescherm je gegevens zo goed mogelijk. Ik doe mijn uiterste best om ze privé te houden. Ik houd me aan het beroepsgeheim en aan de Gedragscode van de Beroepsvereniging Leefstijlcoaches Nederland (BLCN).
Ik beveilig digitale persoonsgegevens met versleuteling en een wachtwoord. Ik maak regelmatig backups en bewaar die los van mijn computer in een afgesloten kast. Papieren dossiers met persoonsgegevens bewaar ik in een afgesloten kast.
Mijn website gebruikt een met SSL beveiligde verbinding (HTTPS) en versleutelt gegevens voordat ze via internet verstuurd worden.
6. Welke cookies mijn website gebruikt:
Mijn website https://www.nicolettedevries.nl gebruikt alleen noodzakelijke functionele cookies en analytische cookies. Deze cookies verzamelen geen persoonlijke gegevens.
Mijn website gebruikt geen tracking- of marketingcookies. Ook voor mijn nieuwsbrief heb ik alle tracking laten uitschakelen.
Wel kun je soms op mijn website doorklikken naar andere websites en platforms, zoals via de social media buttons. Let op dat deze wél tracking- of marketingcookies kunnen plaatsen en persoonsgegevens verzamelen.
7. Met wie ik gegevens deel en waarvoor:
- met Vitaal en Fitter Nederland B.V. (als je het stoppen-met-rokenprogramma Rookvrij en Fitter bij mij volgt) om je aanmelding en declaraties bij je zorgverzekering te kunnen afhandelen;
- met de Nationale Apotheek, als je nicotinepleisters of andere nicotinevervangers via mij bestelt;
- met dienstverleners die bepaalde diensten verlenen aan mijn praktijk, zoals mijn boekhouder of de bezorgers van je bestelling;
- met je medebehandelaars, zoals je huisarts, bijvoorbeeld om te overleggen over je behandeling, je gegevens op te vragen of je met hen in contact te brengen. Ik doe dit alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming;
- met een vervanger als ik ziek of afwezig ben, maar alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming;
- tijdens overleg met collega’s, om mezelf als coach te ontwikkelen, of bij een visitatie ter controle van mijn dossiervoering. Ik heb je gegevens dan altijd anoniem en onherkenbaar gemaakt.
Ik verkoop je gegevens nooit aan anderen. Ik deel je gegevens alleen:
- om me te kunnen houden aan mijn overeenkomsten met jou, bijvoorbeeld om de diensten of producten te leveren die je van mij hebt gevraagd;
- als ik dat moet van de wet of een rechter;
- als ik daar als bedrijf recht op heb én dat echt noodzakelijk is (gerechtvaardigd belang), bijvoorbeeld om fraude te bestrijden, of de veiligheid en gezondheid van mijn klanten of anderen te beschermen.
Ik deel nooit meer gegevens dan nodig is voor het doel.
8. Welke rechten je hebt:
- Je mag altijd je gegevens opvragen en inzien.
- Je kunt je gegevens laten aanpassen, laten overdragen aan iemand anders of ze laten verwijderen.
- Je kunt bezwaar maken tegen mijn gebruik van je gegevens voor direct marketing, en bij bijzondere persoonlijke omstandigheden.
- Je kunt een toestemming die je mij eerder hebt gegeven, altijd weer intrekken.
9. Hoe je contact opneemt bij een klacht of vragen:
Heb je een klacht of een vraag? Of maak je je zorgen over hoe ik omga met je persoonlijke gegevens? Stuur mij dan een e-mail.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap
Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden. De nieuwste versie vind je op mijn website: https://www.nicolettedevries.nl
Nicolette de Vries – april 2023